Go big or go home: procesautomatisering vraagt om de juiste aanpak

We vallen maar meteen met de deur in huis. Een klein beetje innovatie in je bedrijf door een paar losse taken te automatiseren met AI heeft vaak alleen op medewerkersniveau zin. Het werk gaat hiermee misschien iets sneller, maar bedrijfsbreed levert het je niet veel op. Natuurlijk kun je ChatGPT een e-mail laten schrijven of met Copilot vergaderingen inplannen. Maar ook dat levert hooguit wat tijdwinst voor individuele medewerkers op. 

De echte winst zit in het compleet herontwerpen van je werkprocessen. Onze cloud architect Staffan vertelt in dit artikel welke resultaten jouw bedrijf kan behalen als je procesoptimalisatie strategisch en fundamenteel aanpakt. 

Het probleem met Excel-silo's

"Hoe vaak kopiëren jullie bepaalde data en plakken jullie het in een Excel of ander programma?" Deze vraag stelt Staffan vaak tijdens de gesprekken met zijn klanten. En hij slaat daarmee de spijker op z'n kop. Want in veel organisaties wordt dit onbewust tientallen keren per dag gedaan, wat leidt tot fouten, inefficiëntie en frustratie. 

Neem nou onze klant Dutch Machine Factory, die we een tijdje terug spraken over hun resultaten. Ze maakten in twee jaar tijd een enorme groeispurt door. Fantastisch voor de omzet, maar al snel liepen ze vast in hun eigen orderprocessen. Dubbele ordernummers, kwijtgeraakte specificaties en gefrustreerde medewerkers die worstelden met één gigantisch Excel-bestand. 

Onlangs werkten we ook met een grootschalig maritiem bedrijf dat dagelijks talloze Excel-sheets rondstuurde. Iedereen kreeg alle data toegestuurd, ook al had lang niet iedereen alles nodig. Het resultaat? Een explosie aan onnodige data-opslag en een complete chaos aan verschillende versies. Ook bij dit bedrijf was het wachten tot dit zou escaleren. 

Van Excel-chaos naar procesmatige oplossingen

De oplossing voor Dutch Machine Factory lag niet in een paar kleine aanpassingen. Na grondige analyse van hun processen, bouwden we een compleet nieuwe, geautomatiseerde orderflow met behulp van Microsoft Power Apps. Geen Excel-chaos meer, maar overzicht en structuur. 

Voor het maritieme bedrijf ontwikkelden we een app die de dagelijkse informatie centraal opslaat. Hierdoor is het voor de juiste mensen toegankelijk en werkt iedereen met dezelfde gegevens. "Dit levert niet alleen uniformiteit in hun data op, maar ook de mogelijkheid tot sturing", legt Staffan uit. "Ze kunnen nu daadwerkelijk sturen op die data, omdat alles consistent is opgeslagen. Bovendien besparen ze uiteindelijk enorm op dataopslag, omdat ze informatie maar één keer opslaan in plaats van tientallen keren in verschillende mailboxen." 

Wendbaarheid als concurrentievoordeel 

Een goede IT-infrastructuur en de juiste automatisering zorgt niet alleen voor efficiëntie in je taken en processen. Het levert je bedrijf ook de broodnodige wendbaarheid. "Bedrijven die vasthouden aan oude systemen worden steeds minder wendbaar," waarschuwt Staffan. "Als je concurrent binnen een week een nieuw product kan lanceren dankzij AI-ondersteuning en jij hebt twee jaar nodig om je systemen aan te passen, dan heb je een serieus probleem." 

Een slimme, geïntegreerde IT-omgeving stelt je in staat te focussen op wat echt belangrijk is: je klanten bedienen en je bedrijf laten groeien. "Je merkt tegenwoordig hoe afhankelijk we zijn van IT," zegt Staffan. "En toch zien heel veel bedrijven IT nog als een kostenpost op de balans, in plaats van een manier om je bedrijf te laten bestaan." 

Go big or go home

Het is duidelijk: een paar taakjes automatiseren is leuk, maar strategische procesautomatisering vraagt om een andere aanpak. Je moet investeren, grootse plannen maken en buiten de kaders van afdelingen denken. Staffan zegt het treffend: "Vaak zit de werkelijke verbetering niet binnen één afdeling, maar juist in de samenwerking tussen al die afdelingen." 

Wij zien bij onze klanten dat de echte doorbraken pas ontstaan wanneer ze de moed hebben om hun processen fundamenteel te herzien. Het gaat om het heroverwegen van hoe informatie door je organisatie stroomt. Dit is waar "go big or go home" werkelijk over gaat. Durf groots te denken. Durf te investeren in échte verandering. Niet omdat het hip is of omdat iedereen het doet, maar omdat het je bedrijf écht verder helpt. 

Wanna go big?

Wil je ontdekken hoe jouw organisatie deze transformatie kan maken? Neem contact op voor een vrijblijvend strategiegesprek. Als Fourtop ICT helpen we je graag verder dan alleen technisch beheer – naar IT als echte motor voor groei en innovatie.