Je hebt de keuze gemaakt voor een cloud omgeving, maar met het inrichten van een cloud omgeving vervalt het benodigde beheer toch? Dit is een valide vraag, maar is deze ook gemakkelijk te beantwoorden? Het is waar dat het beheer van de servers binnen de organisatie vervallen, back-ups worden geregeld door de leverancier en het up-to-date houden van software is afgevangen. Maar dit zijn lang niet alle taken binnen de beheerorganisatie, dit zijn slechts voorbeelden van technisch beheer. Een groot deel van het beheer van een IT omgeving bestaat juist uit de interactie met de eigen organisatie, het zogenoemde functionele beheer.

Meer functioneel beheer in de cloud

Met de overgang naar een cloud omgeving wordt er ook een groot deel van de controle losgelaten. Updates worden zonder pardon doorgevoerd, dit heeft consequenties op een grote groep gebruikers en deze moeten toch worden ondersteund. Daarnaast verandert de werkwijze binnen de organisatie ook door bijvoorbeeld de mogelijkheid om externe gebruikers toegang te geven tot de omgeving. Wat mag wel en niet gedeeld worden met een externe gebruiker en wie mag deze beslissing nemen - het opstellen en bijhouden van deze richtlijnen ligt vaak bij een functioneel beheerorganisatie. Deze zijn dan de schakel tussen de organisatie en de IT-service leveranciers. Naast de verantwoordelijkheid voor het draaiend houden van processen rondom de IT-service, ben je bij intern beheer ook verantwoordelijk voor de gebruikersdocumentatie en het optimaal inrichten van de processen.

Het ondersteunen van de gebruikers op functioneel gebied heeft veel raakvlakken met de business. Er zijn organisaties die key users aanwijzen vanuit de eigen organisatie, maar dit kan ook extern worden ingericht. Bij de keuze voor een interne key users groep moet worden gedacht aan een train-de-trainer concept van opleiden. Deze key users zullen dan dus ook kenniseigenaar zijn, maar moeten deze kennis ook kunnen overdragen naar de rest van de organisatie door bijvoorbeeld een interne kennisbank (FAQ) bij te houden.

Zoals wel blijkt is het beheer van een cloud omgeving zeker niet simpel. Er zijn nog veel beheertaken die blijven bestaan, wel is duidelijk dat het interne beheer meer zal verplaatsen richting functioneel beheer ten opzichte van technisch beheer. Wat meer te maken heeft met de toegevoegde waarde van de IT-service voor de eigen organisatie.

Een soepele transitie naar de cloud
Voor een aantal zaken vervalt de huidige rol van de infrastructuurbeheerders, zoals bij het onderhouden van een infrastructuur voor hoge beschikbaarheid, het maken van back-ups, herstellen van servers en het up-to-date houden van de verschillende software componenten.

De standaard beheerorganisatie rondom Microsoft 365 is opgebouwd uit de volgende componenten:

• Technisch beheer

De dagelijkse werkzaamheden aan infrastructuur, servers, databases verzorgen

• Functioneel beheer

Functionele ondersteuning van gebruikers

• Project/ ontwikkel Team

Creëren van nieuwe functionaliteit in de bestaande omgeving

De grootste merkbare verandering zal plaatsvinden in het technisch beheer, maar over alle linies zal de aanpak opnieuw bekeken moeten worden.

Bij de transitie naar de cloud omgeving worden bepaalde services verplaatst naar de cloud en voor de overige infrastructuur moet een integratie met de nieuwe cloud omgeving worden opgezet. Deze cloud omgeving ligt buiten de invloedssfeer van de technisch beheerder.

Naast deze duidelijke verandering van de rol in technisch beheer, heb je natuurlijk ook de verandering in functioneel beheer.

De aanpak van verstoringen en technische incidenten verandert ook, je hebt te maken met een technische infrastructuur die buiten je eigen invloedssfeer ligt. Dat betekent dat je te maken hebt met Service Level Agreements op een omgeving waarbij je niet meer de primaire klant bent. Ook zul je als functioneel beheerder op de hoogte moeten blijven van de aanpassingen die continu worden doorgevoerd door Microsoft op Microsoft 365 tenant. Maar dat is niet het enige, ook kunnen de geïnstalleerde apps continu aangepast worden vanuit Azure en daardoor kunnen onderdelen zoals bijvoorbeeld SharePoint ander gedrag gaan vertonen. Hoe ga je hiermee om en wat zijn de gevolgen voor de huidige beheerders?

Dit zijn maar een paar korte bevindingen, maar hopelijk geeft het een inzicht in de omvang van de veranderingen voor de beheerorganisatie. Eén van de grootste wijzigingen is dat je dus niet zomaar door kan gaan op de ingeslagen weg bij je on-premise omgeving. Hierbij moet je denken aan een fase vol van veranderingen en mogelijkheden.

Fourtop ICT heeft de expertise in huis om alle fases van het transitieproces te ondersteunen. Dit proces hoeft niet gezien te worden als het afbreken van de bestaande omgeving, maar vooral als het klaar maken voor de toekomst. We staan voor je klaar zodat je beheerorganisatie dan ook klaar is voor de cloud!

Onze cloud werkplek Cloudine
En ken je onze cloud werkplek Cloudine al? Met Cloudine nemen bedrijven afscheid van fysieke servers en kan er optimaal gebruik worden gemaakt van de voordelen van werken in de cloud. Zo kun je met de digitale werkplek waar je ook bent samenwerken, op een simpele manier met elkaar communiceren, terwijl gevoelige data altijd veilig is. Cloudine is ontwikkeld door ons bij Fourtop ICT en gebaseerd op het Microsoft 365 platform, een platform dat qua betrouwbaarheid en beschikbaarheid voldoet aan de hoogste standaarden en normen. Daarnaast voorziet Cloudine in extra beveiliging, informatiebescherming, dagelijkse ondersteuning, beheer en constante training. Cloudine maakt samenwerken leuk, makkelijk en veilig!