Amare
Stel je voor: een volledig nieuw cultureel centrum moet worden voorzien van complete digitale infrastructuur. Met 250 werkplekken voor drie verschillende organisaties en een bouwproject dat vertraging oploopt. Dat was de uitdaging waar het projectteam van Amare in 2021 voor stond, vlak voor de opening van het nieuwe culturele hart van Den Haag.
Amare stelde een projectteam samen waarin Fourtop ICT, The Networkers en afgevaardigden van alle betrokken organisaties nauw samenwerkten. Met steun van directeur Leontien Wiering werd een intensief samenwerkingstraject opgezet, waarin wij verantwoordelijk waren voor het inrichten van alle werkplekken binnen Amare. Een flinke klus, die alleen door goed teamwork tot een succes kon worden gemaakt. We vroegen Amir Shahali, coördinator ICT en netwerk bij Amare, hoe het traject verliep en wat hij van de samenwerking vindt.
Amare is meer dan zomaar een theater. Het is het bruisende, culturele centrum van Den Haag. In het gebouw vind je het Nederlands Dans Theater, het Residentie Orkest en het Koninklijk Conservatorium onder één dak. Daarnaast is het een plek waar alle inwoners van Den Haag kunnen samenkomen voor alle vormen van kunst en cultuur. Het gebouw ademt creativiteit, maar achter de schermen draait alles op een complexe IT-infrastructuur die door meerdere partijen gezamenlijk wordt beheerd.
Amir coördineert het digitale web binnen Amare. "Het projectteam was vanaf het begin betrokken bij het inrichten van het netwerk en alle werkplekken in het nieuwe gebouw", vertelt Amir tijdens ons gesprek. "We moesten niet alleen voor Stichting Amare de IT regelen, maar samen met alle partners een werkende infrastructuur neerzetten voor het hele pand."
De aanleiding voor de samenwerking was helder: Amare had partners nodig die gezamenlijk het complete traject van netwerkaanleg tot werkplekbeheer konden begeleiden. Het oude theater had lokale servers en een verouderde infrastructuur. Voor het nieuwe gebouw wilde het team direct de stap naar de cloud maken.
"We hebben verschillende IT-leveranciers uitgenodigd, ook hele grote namen die graag met Amare wilden werken", legt Amir uit. “Bij veel grote bedrijven ben je gewoon een nummertje. Bij Fourtop ICT is het anders. Het is een kleinere ICT-partner en daardoor is de samenwerking veel persoonlijker. Het hele projectteam kon makkelijk met elkaar communiceren en we merkten vanaf het begin dat alle partijen echt betrokken waren."
Het inregelen van al die werkplekken kende zijn uitdagingen. De grootste? Het bouwproject liep maanden vertraging op, maar de gemeente wilde dat de IT-apparatuur toch al vroeg geïnstalleerd werd. "We verwachtten een stofvrije, gekoelde ruimte", herinnert Amir zich. "In plaats daarvan moest het team de servers neerzetten terwijl er nog geboord werd."
De samenwerking tussen alle organisaties binnen Amare vormde een extra uitdaging, die Amir juist als heel plezierig zag. Elke beslissing moest met het Nederlands Dans Theater, het Residentie Orkest én het Koninklijk Conservatorium afgestemd worden. Het projectteam, met vertegenwoordigers van alle partijen, kwam twee keer per week samen. "De steun van directeur Leontien Wiering was hierbij essentieel", benadrukt Amir. "Haar betrokkenheid en vertrouwen maakten het mogelijk om snel knopen door te hakken."
Het project omvatte veel meer dan alleen het overzetten van data. Het team zorgde voor de complete migratie naar Microsoft 365 en de cloud, waarbij rekening werd gehouden met de verschillende werkwijzen van alle organisaties. Samen met The Networkers werd gezorgd dat alle werkplekken automatisch verbinden met het netwerk, ongeacht de locatie in het pand.
Vandaag de dag is Fourtop ICT regelmatig aanwezig voor ondersteuning. Fourtop komt wekelijks langs voor hands-on support bij werkplekken en meetingrooms. "Het zijn echt de IT-handjes op locatie", zegt Amir. "Door deze gezamenlijke aanpak is de drempel voor collega's om vragen te stellen zo laag mogelijk."
Vraag Amir naar zijn ervaring met onze samenwerking en hij hoeft niet lang na te denken. "Uitstekend", zegt hij resoluut. "Het hele team heeft een fijne manier van werken ontwikkeld. Als er iets niet goed gaat, kunnen we er samen over praten. De open communicatie tussen alle partijen maakt dat alles goedkomt."
Die teamdynamiek blijkt vooral belangrijk nu Amir regelmatig vanuit het buitenland werkt. "De relatie met Fourtop ICT is echt goed. Ze zijn geen leveranciers op afstand, maar partners die gezamenlijk meedenken over de beste oplossingen voor Amare."
In 2028 staat een grote vernieuwing gepland van zowel het netwerk als alle werkplekken. Het team kijkt er naar uit om ook dat project weer gezamenlijk aan te pakken. "Als we over twee jaar alles vervangen, kunnen we direct gebruik maken van de nieuwste technologieën", legt Amir uit.
Ondertussen werkt Amare hard aan verdere digitalisering. Een nieuwe medewerker gaat het applicatielandschap optimaliseren en processen automatiseren. Van roostersystemen tot koppelingen tussen verschillende afdelingen, alles moet slimmer en efficiënter.
Of je nu een cultureel centrum runt of een ander bedrijf leidt, IT moet geen hoofdpijn opleveren, maar een strategische kracht zijn. Wij begrijpen dat elke organisatie anders is en een andere aanpak vereist. Benieuwd hoe wij ook jouw IT-landschap kunnen transformeren? Neem contact met ons op en ontdek wat persoonlijke betrokkenheid en strategisch meedenken voor jouw bedrijf betekent.
"Het hele team heeft een fijne manier van werken ontwikkeld. Als er iets niet goed gaat, kunnen we er samen over praten. De open communicatie tussen alle partijen maakt dat alles goedkomt."
Amir Shahali
Coördinator ICT en netwerk, Amare
