Over de Jeugdbescherming

De Jeugdbescherming is een grote organisatie die zich inzet voor het welzijn van alle kinderen in Nederland. Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond is één van de dertien vestigingen in Nederland.

De Jeugdbescherming wordt ingeschakeld door de Raad van Kinderbescherming. Er gaat dus altijd een rechterlijke uitspraak vooraf aan het werk van de Jeugdbescherming. Zo kan het zijn dat een kind of gezin onder toezicht moet komen te staan of dat er bijvoorbeeld een uithuisplaatsing moet plaatsvinden.

Oude servers vervangen  

Het belang van een goedwerkend ICT-landschap bij de Jeugdbescherming is groot. Veel interne communicatie gaat via e-mail en Teams, dus als dat eruit ligt, staat de organisatie stil. Maar ook de cliëntendossiers en aanvragen vanuit de Raad van Kinderbescherming gebeuren digitaal. In hun systeem Wijz worden deze opgeslagen, aangepast en ingezet door de hulpverleners.

Patrice moet de risico’s zo klein mogelijk houden. Beschikbaarheid van de systemen werd steeds meer een issue en hij besloot daarom om voor de Office omgeving naar een cloud-oplossing te gaan. “We hadden zo’n 65 servers staan. Het up-to-date houden hiervan werd een steeds grotere uitdaging en het onderhoud konden we niet meer zelf doen. We hadden de expertise niet meer in huis. Al langer was het mijn wens om over te gaan op de cloud en toen er ook nog eens kleine storingen in die servers ontstonden, was de keuze snel gemaakt.” 

Een makkelijke keuze

Nog ver voor het Cloudine-project, heeft de Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond al gebruik gemaakt van onze diensten voor een ander project. De keuze voor Fourtop ICT als leverancier voor de overstap naar de cloud was dan ook snel gemaakt.  

Patrice vertelt: “Fourtop ICT heeft al meerdere implementaties bij ons gedaan, waar we heel tevreden over zijn. Omdat overgaan naar de cloud zo’n complexe en bedrijfsbrede wijziging is, wilden we dit alleen door een betrouwbare partij laten doen. Dus de overgang naar de cloud hebben we met veel vertrouwen bij Fourtop ICT gelegd.” 

De uitrol van Cloudine

De uitrol van Cloudine werd verdeeld over twee fases. Patrice neemt ons mee in het proces: “Vanuit Fourtop ICT kregen we een heel team toegewezen, waarin alle disciplines aanwezig waren. Met de kennis van bijvoorbeeld de IT-architect en de manager van Fourtop ICT, konden we een uitgebreide inventarisatie van de huidige situatie maken. We keken naar de servers en de verbindingen, maar ook naar de impact op de gebruikers. Dit werd allemaal in kaart gebracht, zodat er voor alle betrokkenen een duidelijk beeld van de taken en risico’s was.” 

Toen alle voorbereidingen gereed waren, was het moment daar om echt over te gaan. Een flinke operatie, maar volgens Patrice had dit niet beter kunnen verlopen. “Op het moment van overgang stond er vanuit Fourtop ICT een enorm team klaar om de laptops van onze gebruikers om te wisselen en uitleg te geven. We hielden twee uitlegsessies op een dag en er zat de hele tijd een team klaar om vragen te beantwoorden. Dit was allemaal heel goed geregeld.” 

Nooit een nummer

Al met al is Patrice heel tevreden over onze samenwerking. Hij vertelt: “Op alle niveaus verliep de communicatie heel goed. De Customer Success manager denkt echt met je mee en kijkt wat de organisatie nodig heeft. Daarnaast dacht Fourtop ook mee hoe we dit het beste konden verwoorden én verkopen aan ons bestuur. In de nazorgfase stond een team standby voor ons en werden issues direct opgepakt. Dat is het voordeel dat Fourtop ICT geen enorme organisatie is: ze blijven persoonlijk betrokken en je wordt nooit een nummer.”