Controle over bedrijfsdata met Data Loss Prevention

Heb je weleens een e-mail ontvangen die wel geopend kon worden, maar die je niet kon doorsturen naar iemand anders? Of waarbij je de bijlage niet kon uitprinten of dat juist de ‘kopieer en plak’ optie niet werkte? Dan heb je al weleens te maken gehad met bepaalde functies van Data Loss Prevention (DLP). De basis van je organisatie is de data en om deze optimaal te beschermen en te controleren in de Cloud is er goede beveiliging nodig. Informatie wordt gedeeld met collega's of met mensen buiten je bedrijf, maar hoe voorkom je dat er misbruik van deze data wordt gemaakt?

Bepaal zelf wat er gedeeld wordt

Als bedrijf hoor je verantwoordelijk om te gaan met persoonsgegevens, zoals ook verplicht is volgens verschillende regelgevingen en normeringen. Maar we hebben het over meer dan alleen privacygevoelige informatie van je collega’s, er zijn nog zoveel meer gegevens en documenten die om beveiliging vragen om misbruik of fouten te voorkomen. Om je informatie optimaal te beschermen is Data Loss Prevention een goede optie als je werkt in de cloud. Je bent met DLP in Microsoft Office 365 in controle over wat er met je gevoelige bestanden en data gebeurt. Het gaat hierbij om controle over op welke plek je data wordt opgeslagen, wanneer het wordt verplaatst en wanneer het met collega’s of derden wordt gedeeld. Data Loss Prevention analyseert de inhoud en identificeert, monitort en beschermt je gevoelige informatie voor de best beveiligde werkomgeving. En dat scheelt je een hoop onnodige zorgen.

Data Loss Prevention kan op twee manieren worden ingezet: handmatige beveiliging door de gebruiker en automatische beveiliging door beleidsregels toe te passen. Er worden zogenaamde Sensitivity Labels aangemaakt met acties zoals encryptie, visuele markeringen, watermerken en beperkte toegangsrechten. Je collega’s kunnen de Labels zelf toepassen op e-mails en bestanden om deze te beveiligen.  

Met behulp van Data Loss Prevention blijft je data veilig en in je eigen bedrijf."

Door het instellen van automatische beveiligingen met Labels, wordt het dagelijkse werk makkelijker aangezien je met goed opgestelde beleidsregels minder zorgen hebt over gegevensverlies. Belangrijk is dat je het aantal en de inhoud van de Data Loss Prevention meldingen analyseert om zo de beleidsregels te blijven optimaliseren. Je kunt simpel beginnen met een aantal beleidsregels en deze in testmode uitproberen. Je krijgt dan een waarschuwing, maar de mail wordt wel verzonden. In de volgende fase kunnen deze mails dan daadwerkelijk geblokkeerd worden. Daarna kun je stap voor stap uitbreiden of er waar nodig complexiteit aan toevoegen. Je gaat al snel zien dat DLP waarde toevoegt aan je organisatie.

Voorbeelden van DLP

Op het gebied van ICT security is naast gehackt worden een datalek een groot gevaar voor de continuïteit van je bedrijf. We geven je graag een voorbeeld waarbij Data Loss Prevention (DLP) ervoor zorgt dat je gevoelige gegevens veilig blijven. In dit geval wanneer documenten niet aan de opgestelde beleidsregels voldoen, bijvoorbeeld wanneer er per ongeluk een BSN-nummer of creditcardnummer in een e-mail is opgenomen. De medewerker in kwestie wordt direct met een notificatie in het beeldscherm hierover geïnformeerd en de e-mail kan makkelijk op tijd aangepast worden. Een ander voorbeeld is een uit dienst gaande medewerker die op zijn of haar thuis PC nog documenten heeft staan, maar waarvan je ze niet verspreid wilt zien worden. Je kunt de bestanden op afstand onleesbaar maken zodra je het account blokkeert met behulp van Data Loss Prevention, zo blijft je data veilig en in je eigen bedrijf.

Zorgeloos werken met Cloudine

We zorgen er met Cloudine en Data Loss Prevention voor dat je in de cloud altijd controle hebt over interne en extern met derden gedeelde bestanden. Zo kun je veilig werken en je belangrijke bestanden delen. Het opgestelde veiligheidsbeleid reist met je gestuurde document mee en wordt waar mogelijk automatisch toegepast, hierdoor kun je veilig belangrijke bestanden met de juiste mensen delen. Met Cloudine en het Microsoft Office 365 platform kun je erop vertrouwen dat jouw bedrijf beschermd is tegen datalekken en voldoet aan de verschillende regelgevingen. We vinden het belangrijk dat je in een optimaal beveiligde ICT omgeving zorgeloos kunt werken, dit maakt samenwerken leuker, makkelijker en veiliger!